Cargo: Assistente Administrativo - Parada Anchieta
IMPORTANTE: Vaga para contrato de serviço de parada por 100 dias.
Missão:
Auxiliar a área controlando de forma organizada documentos e agendas de compromissos, bem como auxiliando no fornecimento de informações ao Superior Imediato, visando possibilitar que este identifique providências a serem tomadas e priorizar as realizações das tarefas.
Você será responsável por:
Realizar o atendimento telefônico, fazendo a triagem dos mesmos de acordo com o assunto e grau de urgência apresentado, a fim de promover a agilidade na comunicação e solução de problemas.
Providenciar passagens e reservas em hotéis e pousadas, fazendo os contatos e providenciando as formalidades necessárias, com a finalidade de obter a reserva solicitada de forma eficiente e evitar contratempos.
Elaborar cartas, memorandos e relatórios, reunindo as informações e dados necessários, com o objetivo de atender as necessidades com qualidade e rapidez.
Responder pelo recebimento e distribuição de correspondências, identificando, classificando e encaminhando de acordo com a origem e destino de cada uma, a fim de assegurar a agilidade na comunicação e na troca de informações.
Redigir correspondências e memorandos, formatando e adequando aos padrões previamente estabelecidos, visando zelar pelas informações contidas e clareza das mesmas.
Efetuar o controle dos pagamentos realizados no mês, gerando relatórios e demais documentos solicitados, visando manter os dados atualizados mensalmente.
Controlar o abastecimento dos materiais de escritório, fazendo levantamentos periódicos na área, com a finalidade de solicitar reposições.
Prestar auxílio à área, controlando de forma organizada documentos e agendas de compromissos, bem como auxiliando no fornecimento de informações ao Superior
Imediato, visando possibilitar que este identifique providências a serem tomadas e priorizar as realizações das tarefas.
Realizar o atendimento telefônico, fazendo a triagem dos mesmos de acordo com o assunto e grau de urgência apresentado, a fim de promover a agilidade na comunicação e solução de problemas.
Providenciar passagens e reservas em hotéis e pousadas, fazendo os contatos e providenciando as formalidades necessárias, com a finalidade de obter a reserva solicitada de forma eficiente e evitar contratempos.
Elaborar cartas, memorandos e relatórios, reunindo as informações e dados necessários, com o objetivo de atender as necessidades com qualidade e rapidez.
Responder pelo recebimento e distribuição de correspondências, identificando, classificando e encaminhando de acordo com a origem e destino de cada uma, a fim de assegurar a agilidade na comunicação e na troca de informações.
Redigir correspondências e memorandos, formatando e adequando aos padrões previamente estabelecidos, visando zelar pelas informações contidas e clareza das mesmas.
Efetuar o controle dos pagamentos realizados no mês, gerando relatórios e demais documentos solicitados, visando manter os dados atualizados mensalmente.
Controlar o abastecimento dos materiais de escritório, fazendo levantamentos periódicos na área, com a finalidade de solicitar reposições.
Realizar o controle das planilhas de custo dos materiais adquiridos para o desenvolvimento de projetos, bem como controlar a planilha dos materiais já inspecionados, visando manter a organização das informações.
Executar a conferência das notas fiscais, verificando os dados referentes à quantidade e valor total da nota, a fim de efetuar baixa nos pedidos e detectar possíveis erros para correção.
Emitir o RRM (Lançamento Contábil) para notas fiscais, reunindo e organizando os dados necessários, visando cumprir com o solicitado.
Verificar quando necessário o adiantamento de pedidos, analisando o grau de urgência apresentado, com o objetivo de tomar as providências necessárias para o caso.
Atualizar os relatórios e planilhas de controles internos pertinentes ao processo fiscal da caldeiraria, controlando adiantamentos, pesos de ticket de balança, digitando os dados e conferindo os documentos e informações enviadas, com a finalidade de disponibilizar informações atualizadas e seguras para a tomada de decisões.
Efetuar a apuração dos valores inerentes ao ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, verificando a natureza do saldo (devedor ou credor), preenchendo as guias utilizadas para o recolhimento, bem como tomando as ações necessárias para compensação e recuperação dos mesmos, a fim de cumprir prazos e procedimentos previstos nas legislações fiscal e tributária vigentes.
Organizar reuniões, providenciando salas, materiais de áudio e vídeo, providenciando a lista de presença com a confirmação dos envolvidos, com o objetivo de garantir plena realização do evento conforme solicitado.
Conhecer os procedimentos, instruções e normas da ISO 9001, buscando praticá-las no dia-a-dia de trabalho, a fim de garantir a qualidade da Empresa e do serviço que realiza.
Cumprir todas as políticas, procedimentos e práticas de HSE e Qualidade.
Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do Superior Imediato
Para ter sucesso nesta função, você deve ter:
Ensino médio completo.
Experiência desejável de 2 a 4 anos na área de administrativa.
Conhecimento no Pacote Office.
Conhecimento em procedimentos, instruções e normas da ISO 9001.
Como se candidatar:
